- כתב: תמיר ליפין, מנכ"ל חברת About Time
עוברים למשרד חדש? ברכות! עבור חלקנו, תקופת החגים הבאה עלינו לטובה, היא גם איתות המבשר על מעבר דירה של המשרד...
במיוחד בשבילכם, בין אם אתם שכירים או עצמאים – כמה טיפים שיקלו עליכם את המעבר, ויסייעו לכם לעבור את התהליך בצורה חכמה ונעימה, שתחסוך לכם זמן רב וטרטורים מיותרים.
- סדר פסח בחומרים הפיזיים. ראו את מעבר המשרד כהזדמנות פז לעשות סדר בכל החומרים הפיזיים שלכם: קלסרים, מסמכים, פתקים ועוד… חלק תוכלו לזרוק, חלק לקטלג בצורה חכמה או לסדר בצורה נוחה יותר. וכמו כן גם סדר במוצרים הפיזיים הנוספים שלכם – תמונות, פסלים ואביזרים נוספים. ככל שיהיה לכם פחות עמוס במשרד החדש, יהיה לכם יותר שקט בראש, דבר שישפיע לחיוב על ניהול הזמן שלכם.
- סדר פסח בחומרים במחשב. כאן אנחנו רוצים לוודא שכל המסמכים שלנו מגובים בצורה מלאה. וכמו כן, לוודא ששמות המסמכים ברורים לנו, ושהם מסודרים בתוך תיקיות ותתי-תיקיות נהירות ומסודרות. המטרה כאן היא שאם תרצו למצוא מסמך מסוים, תוכלו לעשות זאת באופן מיידי ולחסוך זמן מיותר על חיפושים.
- שמות ברורים על התכולה של הקרטונים בזמן האריזה. הקפידו על שמות כמה שיותר ברורים, מלאים ומקיפים לגבי תכולה של כל קרטון וקרטון שתארזו בו. אם תחפשו משהו, אתם רוצים להבין מיד באיזה קרטון תוכלו למצוא אותו, ולא להתחיל לנחש או לפתוח את כל הקרטונים בזה אחר זה.
- רישום מלא ומפורט ביומן של כל מה שעליכם לבצע לפני, בזמן ולאחר המעבר. בעיניי, היומן הוא לא פחות מ"כלי לניהול חיים". שימוש נכון בכלי המצוין הזה יכול לחסוך לכם עוגמת נפש רבה, פיזור דעת ועצבים מיותרים. תקפידו לכתוב בו כל משימה רלוונטית, החל מהקטנה והזניחה ביותר ועד המורכבת. במידת הצורך ואם יש דברים מסוימים שעליכם להכין מראש לקראת המשימה, רשמו גם תזכורות לעצמכם ולגורמים נוספים רלוונטיים. אל תקלו ראש ברישומם של הפרטים הקטנים ביותר, על מנת לא להעמיס על הראש שלכם, ועל מנת לוודא שהכול יתבצע כרצונכם מבלי ששום דבר ייפול בין הכיסאות.
- התארגנות מראש מול בעלי המקצוע הרלוונטיים לתהליך המעבר. בהמשך לנקודה הקודמת, זכרו לרשום ביומן כל התנהלות שעליכם לבצע בכל רמה מול בעל מקצוע כזה או אחר. לדוגמא: מוביל, איש מחשבים, חשמלאי, צבעי, קבלן שיפוצים וכדומה.
- בירוקרטיה מול גורמים ממסדיים. רשמו לפניכם מה עליכם לבצע ובאילו מועדים בסוגיות כגון: העברת בעלות, תיאום מול חברת חשמל, חברת מים, גז. בידקו מראש מי אלו כלל הגופים שעליכם לבצע תיאומים מולם ובצעו זאת במועד. לא נעים לעבור משרד ולראות שאין לכם מים או חשמל רק כי שכחתם לטפל בנושא.
אין לי ספק שעצות אלו לבדן, גם אם כתובות על קצה המזלג, כבר יקלו עליכם את המעבר, ויסייעו לכם לעבור את התהליך בצורה חכמה ונעימה, שתחסוך לכם זמן רב
וטרטורים מיותרים.
בהצלחה במעבר המשרד!
אודות כותב המאמר:
תמיר ליפין, מנכ"ל חברת About Time
מרצה, מנחה סדנאות ומייעץ אישית בתחום ניהול זמן יעיל ואפקטיבי
מפתח המודל הייחודי: "ניהול זמן בחמישה שלבים אפקטיביים"
ומחבר הספר המצליח: "לנצח את הזמן"
טל' משרד: 03-5741455 נייד: 054-5215565
מייל: tamir@abouttime.co.il
אתר האינטרנט: https://www.abouttime.co.il/
העמוד העסקי בפייסבוק: לחץ כאן
